Page 8 - im Dialog

Papierlose Präsenz-Veranstaltung
Eine Präsenzveranstaltung kom- plett ohne Papier? Wie geht das?
Nachhaltigkeit ist für die SDMED nicht nur ein Schlagwort. Gemeinsam mit einem langjährigen Kunden hat die Agentur eine komplett papierlose Veranstaltung geplant und umgesetzt und ist damit der CO2-Neutralität wie- der einen großen Schritt näher gekom- men. Ziel war es, das Arbeiten vor Ort moderner zu gestalten und dabei die Vorzüge digitaler Möglichkeiten zu nutzen. Für die Teilnehmenden sollte es aber vor allem eine positive Veran- staltungserfahrung werden mit einem einfachen Anmeldeprozess, leichtem Zugang zu Veranstaltungs-Informatio- nen, barrierefreier Rückmeldemöglich- keit und mit intuitiver Bedienbarkeit – auch für wenig digital affine Gäste.
Herzstück des Projekts war eine speziell für die Fortbildungs-Veranstal- tung gestaltete Webseite, auf der alle wesentlichen Schnittstellen vereint wurden:
s schnelle Anmeldung mit Namen, Vornamen, EFN für die Veranstaltung
s organisatorische Informationen im Überblick
s inhaltliche Hintergrundinfor- mationen zum Programm
s Möglichkeit der inhaltlichen Be- teiligung bei der Veranstaltung über eine integrierte, leicht zu bedienende Interaktionsplattform
Mit dieser Webseite hatten die Gäs- te von der Anmeldung bis zur Zerti- fizierung (Lernerfolgskontrolle) eine zentrale Arbeitsflfläche, die einfach zu handhaben war, übersichtlich gestal- tet und die zur aktiven Beteiligung motiviert hat.
Vor Ort wurden die Gäste vom SDMED-Team am Hospitality Desk empfangen. Über moderne Displays wurden hier alle Informationen rund um die Veranstaltung präsentiert. Über gut sichtbare QR-Codes hatten die Teilnehmenden die Möglichkeit, sich mit ihren eigenen Geräten tageweise zu registrieren und damit ihre Anwe- senheit auch für die Ärztekammer zu dokumentieren.
Für den Fall, dass einzelne Gäste kein eigenes Endgerät nutzen wollten, bestand die Möglichkeit, veranstal- tungseigene iPads zu leihen. Aber die- ses Angebot musste nicht in Anspruch genommen werden, da alle problemlos und gerne ihre eigenen Geräte genutzt haben.
Letztlich war das Feedback von al- len Beteiligten sehr positiv und die pa- pierlose Präsenzveranstaltung wurde als gute neue und wertvolle Erfahrung bewertet. Zugegeben, für die Namen- schilder hat es dann doch noch ein paar wenige Papierausdrucke gegeben. Aber auch hier arbeitet die SDMED bereits an Lösungen. n
SDMED INTERN
Auf welche Ausdrucke konnte verzichtet werden?
•KlassischeVeranstaltungs-Post •Anwesenheitsliste • Zertifizierungsliste • Liste für das Bundesland/Gesundheitsamt (COVID-19)
• Agenden • Feedbackbögen • Fragenkarten • Willkommensbriefe
• Reisekostenabrechnungen • Ausschilderungen • Tischpläne • Mitarbeiterbriefings
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