Page 6 - Im Dialog

innerhalb kürzester Zeit Antworten und Lösungen entwi- ckelt. Wir verstehen uns als Partner und wollen unseren Kunden wie eine Art Leuchtturm weiterhin Sicherheit geben, egal wie sich die Rahmenbedingungen verändern.
Ansonsten denke ich, dass es in der Präsenzveranstal- tung ein sowohl Real-Life als auch ein Digital-Life geben wird. So hilfreich und erfolgreich die Vielzahl der digitalen Live-Veranstaltungen, die wir in den letzten Monaten durch-
geführt haben, sind, so sind sie doch etwas ganz anderes als reale Präsenzveranstaltungen. Eine Begegnung über den Bildschirm kann dauerhaft die unmittelbare persönliche Begegnung nicht ersetzen. Teilnehmer äußern sich zuneh- mend, dass sie es schön fänden, sich wieder einmal „richtig“ zu treffen. Auch ich freue mich, wenn Veranstaltungen wieder in realen Tagungsräumen stattfinden. Wir gehen aber auch davon aus, dass es zukünftig ein nebeneinander von digitalen Meetings und Präsenzveranstaltungen geben
THEMA
Teil•neh•mer•ma•na•ge•ment, das
Dient der guten Teilnahmesicherung
Jennifer Wolf Veranstaltungsmanagement
„Bei digitalen Veran-
staltungen sind die Teil-
nehmer weniger ‚greifbar‘
und deren Hemmschwellen
wesentlich geringer, kurz-
fristig doch von einer Teil-
nahme abzusehen als bei Präsenzveranstaltungen.
Hier ist nun ein gut aufge-
setztes, durchdachtes Teil- nehmermanagement wichtiger denn je.
Über die komplette Kontaktstrecke, vom Bestäti- gungsmailing bis hin zum Versand der Login-Daten mit Hinweisen zu Technik und Ablauf gelingt es, No-Show-Raten möglichst gering zu halten. Durch den kontinuierlichen und vor allem weiterhin per- sönlichen Kontakt bleibt die Einladung präsent.
Sowohl bei Präsenzveranstaltungen als auch bei digitalen Veranstaltungen ist es wichtig, Atmosphä- re zu schaffen. Dies ist bei digitalen Fortbildungen oder Advisory Boards ungleich schwerer als im Prä- senzbereich. Die individuelle Teilnehmerbegrüßung und Registrierung ist durch eine virtuelle Lobby realisierbar. Diese bietet Raum für Smalltalk und Informationsaustausch zur Veranstaltung und dem weiteren Ablauf. Dies ist ein wesentlicher Baustein, den Einstieg in eine digitale Veranstaltung so an- genehm wie möglich zu gestalten.“
Tech•nik•ma•na•ge•ment, das
Sorgt für den reibungslosen Ablauf
Andreas Jacobs Veranstaltungs-IT-Entwicklung
„Die Umstellung auf virtuelle Veranstaltungen ist für viele eine Herausforderung. Eine reibungs- lose Technik nimmt dort natürlich einen großen Stellenwert ein. Unser Fokus galt schon im Präsenz- setting der Interaktivität, um alle Teilnehmer aktiv in die Diskussion einbinden zu können. Die große Aufgabe ist stets, die Technik
als Hilfsmittel einzubinden
und nicht als Mittelpunkt
des Geschehens.
Im virtuellen Setting ist dies natürlich schwieriger umzusetzen, da eine ent- scheidende Komponente, nämlich das System des Teilnehmers, nicht von uns kommt.
Deswegen haben wir uns direkt zu Beginn dazu entschieden, Veranstaltungen nur mit technischem Support anzubieten. Das bedeutet, Mitarbeiter von uns unterstützen jeden einzelnen Teilnehmer zu Be- ginn der Veranstaltung. Eine möglichst aufgeräumte und intuitive Oberfläche, welche viele Möglichkeiten bietet, trägt dazu bei, die Technik zum Hilfsmittel zu machen – und damit die Diskussion zum Mittelpunkt der Veranstaltung!“
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